Automationen, Workflows für wiederkehrende Handgriffe am Lead
Workflows in Kore erledigen wiederkehrende Handgriffe am Lead von selbst. Tritt ein Auslöser ein, etwa ein neuer Lead, ein Phasenwechsel oder ein gebuchter Termin, und passt die Bedingung, führt Kore wenige Sekunden später bis zu zehn Schritte aus, zum Beispiel eine Aufgabe anlegen, die Phase setzen oder jemanden benachrichtigen. Owner und Admins richten Workflows im Admin-Center unter „Automation“ ein. Jede Ausführung steht mit Ergebnis und Wirkung je Schritt im Protokoll.
Welche Auslöser gibt es?
Ein Workflow beginnt mit einem Auslöser. Kore kennt elf, in der Oberfläche zu zehn Auswahlpunkten zusammengefasst:
| Auslöser | Gilt, wenn |
|---|---|
| Lead angelegt | ein Lead entsteht, wahlweise nur von Hand, per Import oder über ein Buchungstool |
| Phase gewechselt | die Phase wechselt, auf Wunsch von einer bestimmten Phase in eine bestimmte |
| Zustand gewechselt | der Zustand wechselt |
| Zuständigkeit gesetzt | ein Setter oder ein Closer gesetzt wird, die Rolle wählt der Einrichter |
| Termin gebucht, abgesagt, No-Show | das jeweilige Terminereignis eintritt, je Terminart einschränkbar |
| Anruf mit Ergebnis | ein Anruf erreicht oder nicht erreicht endet |
| Aufgabe erledigt | eine Aufgabe abgehakt wird |
| Custom Field geändert | der Wert eines Zusatzfelds wechselt |
Eine Umbuchung zählt nicht als Absage. Änderungen über die Schnittstelle behandelt Kore wie Änderungen von Hand, siehe Schnittstellen.
02Was kann ein Workflow tun?
Je Workflow sind bis zu zehn Schritte möglich, die der Reihe nach laufen:
- Aufgabe anlegen, an den Setter, den Closer oder eine feste Person, fällig in einer Zahl von Tagen ab dem Ereignistag in Teamzeit.
- Phase setzen und Zustand setzen.
- Setter oder Closer setzen oder leeren; offene Handtermine ziehen mit.
- Wiedervorlage setzen oder leeren.
- Custom Field setzen oder leeren.
- Hinweis senden, also eine Benachrichtigung an ein aktives Mitglied, das den Lead sehen darf.
Manches schließt Kore bewusst aus: eine gewonnene Phase als Ziel, Provisionsfelder und jede Änderung aus einer abgeschlossenen Phase heraus.
03Wie grenzt man einen Workflow ein?
Zwei Hebel stehen zur Wahl. Die Einschränkung gehört zum Auslöser, etwa die Herkunft des Leads oder die Terminart. Die Bedingung nutzt den Filterbaukasten der Ansichten, gleiche Verknüpfung mit „und/oder“ und Gruppen. Sie wird gegen den Ist-Stand des Leads geprüft, nicht gegen den Stand beim Auslösen. Ausgenommen sind „Ich“ und „ist in Ansicht“, die es nur in Ansichten gibt. Mehr zum Baukasten unter Ansichten und Auswertung.
Ein Team kann bis zu 50 Workflows führen. Mehrere Workflows auf dasselbe Ereignis laufen in der Reihenfolge, in der sie angelegt wurden. Ketten, in denen ein Workflow den nächsten auslöst, begrenzt Kore auf Tiefe 3.
04Was steht im Protokoll?
Das Protokoll ist ein Reiter im Editor jedes Workflows. Es führt je Ausführung:
- Ereigniszeit und Ausführungszeit,
- den Lead,
- die Herkunft, also wer oder was ausgelöst hat,
- das Ergebnis, „ausgeführt“ oder „übersprungen“, bei Überspringen mit Grund,
- die Wirkung jedes einzelnen Schritts.
Nach Ergebnis und Grund lässt sich filtern. Das Protokoll hält 90 Tage, verarbeitete Ereignisse 7 Tage. Ein Fehlversuch wird nach 10 Sekunden, 1 Minute und 5 Minuten wiederholt. Schlägt ein Ereignis endgültig fehl, erscheint ein Hinweis über der Liste.
05Wo sieht das Team die Wirkung?
Am Lead selbst. Verlaufseinträge, Aufgaben und Hinweise aus einem Workflow tragen „Automation“ mit dem Namen des Workflows. Hinweise bündeln sich je Empfänger, aus zwölf neuen Aufgaben wird eine Meldung. Wer Leads in der Pipeline bearbeitet, sieht so auf einen Blick, welche Schritte Kore übernommen hat. Automations-Einträge zählen nicht als „letzte Aktivität“ eines Leads.
Häufige Fragen
Zu diesem Bereich. Alle Fragen über alle Bereiche stehen in den häufigen Fragen.
Wer richtet Workflows ein?
Owner und Admins eines Teams. Andere Mitglieder sehen die Ergebnisse am Lead, etwa Aufgaben und Hinweise, können Workflows aber nicht anlegen oder ändern.
Wie schnell läuft ein Workflow nach dem Ereignis?
Kore führt ihn wenige Sekunden nach dem Ereignis aus. Staut sich die Verarbeitung, zeigt die Workflow-Seite einen Hinweis, sobald das älteste offene Ereignis länger als fünf Minuten wartet.
Ab wann greift ein Workflow?
Ein Workflow greift ab dem Zeitpunkt, an dem er aktiv ist. Ereignisse während einer Pause werden nicht nachgeholt. Ändern lässt er sich, ohne ihn zu pausieren.
Wie sieht man, was ein Workflow getan hat?
Am Lead tragen Verlaufseinträge, Aufgaben und Meldungen aus einem Workflow den Absender „Automation“ mit dem Namen des Workflows statt eines Menschen. Im Protokoll des Workflows steht je Ausführung, was ausgelöst hat und was jeder Schritt bewirkt hat.