Pipeline und automatische Lead-Verteilung im Team
Kore hält Outbound-Kontakte in einem gemeinsamen Bestand und verteilt sie automatisch an die Vertriebsmitarbeiter, die gerade Kapazität haben. Das System teilt keine Listen fest zu, sondern füllt nach, sobald die Arbeitsliste einer Person unter eine eingestellte Mindestmenge fällt. Bestand und Zuweisung liegen getrennt, sodass die Gesprächshistorie am Kontakt bleibt, auch wenn er später an jemand anderen geht.
Was unterscheidet Kontakte von Leads?
Kore trennt kalte Akquise und laufenden Vertrieb, auch in der Sprache:
| Kontakt | Lead | |
|---|---|---|
| Was es ist | Bestand ohne Termin | ein Fall, an dem gearbeitet wird |
| Woher | Import, eigene Erfassung | Übergabe aus der Pipeline, eigene Erfassung, Import |
| Wo | Pipeline | Leads |
Ein Kontakt geht als Lead hinüber, sobald für ihn ein Termin gebucht ist. Das ist die Brücke zwischen beiden Bereichen. Gebucht wird direkt aus der Arbeitsliste, und trägt der Bestand die Nummer schon als Lead, hängt sich die Buchung an den bestehenden Lead statt einen zweiten anzulegen.
02Wie funktioniert die Verteilung?
Nicht durch Zuteilen, sondern durch Nachfüllen. Jeder Mitarbeiter hat eine Arbeitsliste. Fällt sie unter eine eingestellte Mindestmenge, zieht das System automatisch neue Kontakte aus dem Bestand nach.
Der Unterschied zum klassischen Verteilen ist im Alltag spürbar:
- Wer schneller arbeitet, bekommt mehr, ohne dass jemand nachsteuern muss.
- Wer im Urlaub ist, bekommt nichts, weil seine Liste nicht leerläuft.
- Es entstehen keine toten Zuteilungen an Personen, die gerade nicht arbeiten.
Wer teilnimmt, hängt an der Vertriebsfunktion: Ein aktives Mitglied mit der Funktion Opener ist dabei. Herausgenommen wird es auf zwei Wegen, die getrennt bleiben. Ein Administrator kann eine Person sperren, etwa während einer Einarbeitung. Und jede Person kann sich selbst pausieren, ohne dafür jemanden zu fragen: Wer drei Tage in Schulung sitzt, stellt das selbst ab. Beides ist unabhängig von den Zugriffsrechten.
In der Arbeitsliste selbst steht der Knopf zum Buchen und, wo Telefonie eingerichtet ist, auch der zum Anrufen. Der Anruf wird dabei protokolliert; wie das Gespräch dann abläuft und wo sein Ergebnis landet, steht unter Telefonie.
03Was passiert bei einer Neuzuweisung?
Bestand und Zuweisung liegen getrennt. Der Kontakt selbst trägt die Stammdaten und die Historie; die Bearbeitung hängt an der Zuweisung: wer ihn hat, welcher Status, welche Anrufversuche.
Daraus folgt: Geht ein Kontakt an jemand anderen, bleiben Notizen und Gesprächsverlauf erhalten. Der nächste Bearbeiter startet nicht bei null und stellt nicht dieselben Fragen noch einmal.
04Wie kommen Kontakte ins System?
Über einen Datei-Import. Ein Assistent fragt der Reihe nach:
- Wohin. Entweder Kontakte für den Pipeline-Pool oder fertige Leads mit Phase, Status, Rollen und Terminen.
- Quelle oder Kampagne. Ein Pflichtfeld. Jeder Import trägt an, woher die Daten stammen. Damit bleibt später beantwortbar, welcher Bestand aus welcher Kampagne kam und wie er sich geschlagen hat.
- Welche Spalte ist was. Welche Spalte der Datei ist Name, welche Rufnummer.
- Was bedeuten die Werte. Steht in der Datei „gewonnen“, „won“ und „W“ nebeneinander, wird der Rohwert einmal einer Phase in Kore zugeordnet; dasselbe gibt es für Status, Setter, Closer und „Generiert von“. Zu jedem Rohwert steht daneben, wie oft er vorkommt.
Die Dublettenprüfung läuft danach von selbst, und zwar gegen beide Bestände, Kontakte wie Leads. Erkannte Dubletten werden übersprungen und nicht angelegt. Jeder Import-Lauf hinterlässt ein Protokoll mit der Zahl der angelegten, der als Dublette übersprungenen und der ungültigen Zeilen, je verworfene Zeile mit Grund. Ungültig heißt: weder Rufnummer noch E-Mail zugeordnet, also niemand, den man erreichen könnte – oder, beim Lead-Import, keine gültige Phase. So liegt derselbe Mensch nicht zweimal im Bestand, und ein Fehlimport bleibt als Ganzes auffindbar.
05Warum ist die Rufnummern-Normalisierung wichtig?
Weil dieselbe Nummer in Rohdaten in einem halben Dutzend Schreibweisen vorkommt: mit und ohne Ländervorwahl, mit Leerzeichen, mit führender Null. Ohne Vereinheitlichung erkennt keine Dublettenprüfung, dass es sich um denselben Anschluss handelt.
Kore räumt deshalb vor dem Vergleich auf: Trennzeichen fallen weg, eine führende „00“ und ein Pluszeichen gelten als dasselbe, und eine Amtsnull direkt hinter der Ländervorwahl verschwindet. Was danach unter acht Ziffern liegt, gilt nicht als Rufnummer, sondern als Platzhalter – sonst hielte der Abgleich zwei Zeilen mit derselben Notiz im Telefonfeld für dieselbe Person.
Die Nummer selbst bleibt unverändert stehen, so wie sie in der Datei stand. Normalisiert wird nur zum Vergleichen.
Häufige Fragen
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Wie entscheidet Kore, wer welchen Kontakt bekommt?
Kore teilt nicht im Voraus zu, sondern füllt nach. Fällt die Arbeitsliste einer Person unter die eingestellte Mindestmenge, zieht sie automatisch neue Kontakte aus dem Bestand nach. Wer schneller arbeitet, bekommt mehr.
Was passiert mit den Notizen, wenn ein Kontakt neu zugewiesen wird?
Sie bleiben erhalten. Notizen und Historie hängen am Kontakt, nicht an der Zuweisung. Der nächste Bearbeiter sieht, was bereits besprochen wurde.
Verhindert Kore, dass zwei Leute denselben Menschen anrufen?
Ja, über zwei Wege. Ein Kontakt ist immer nur einer Person zugewiesen, und beim Import werden Dubletten anhand der Rufnummer erkannt und übersprungen statt doppelt angelegt. Das Import-Protokoll führt jede übersprungene Zeile mit Grund auf.
Nimmt jeder automatisch an der Verteilung teil?
Wer die Vertriebsfunktion Opener trägt und aktives Mitglied ist, nimmt teil. Von dort gibt es zwei Wege heraus. Ein Administrator kann eine Person sperren, und jede Person kann sich selbst pausieren, etwa im Urlaub. Die Zugriffsrechte bleiben davon unberührt.
Was unterscheidet einen Kontakt von einem Lead?
Ein Kontakt ist reiner Bestand ohne Termin und lebt in der Pipeline. Wird für ihn ein Termin gebucht, geht er als Lead hinüber. Leads lassen sich daneben auch von Hand anlegen und importieren.