Provisionsabrechnung für Opener, Setter und Closer

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Wie rechnet Kore Provisionen ab?

Kore trennt zwei Dinge, die in vielen CRM-Systemen vermischt sind: die Rolle einer Person (was sie im System darf) und ihre Beteiligung an einem Abschluss (wofür sie Geld bekommt). Die Abrechnung hängt allein an der Beteiligung.

Abgerechnet wird über Provisions-Ebenen. Jeder Mandant startet mit dreien:

Diese drei gibt es je einmal pro Mandant. Weitere Ebenen lassen sich anlegen, etwa für ein Empfehlungsprogramm oder eine Vertriebspartnerschaft neben dem eigenen Team; sie werden über einen Kenncode am Lead zugeordnet statt über eine Zuweisung. Umbenennen und Umsortieren geht jederzeit. Eine Ebene lässt sich auch stilllegen; bereits entstandene Provisionen bleiben davon unberührt.

Wer einen Lead eingebracht hat, ist über eine Schutzfrist abgesichert, wenn die Schutzfrist eingeschaltet ist und die Regel „Der Neueste gewinnt“ gilt: Übergibt oder bucht innerhalb der Frist eine zweite Person denselben Lead, bleibt der bisherige Generierer eingetragen. Standardmäßig ist die Schutzfrist aus; beim Einschalten ist sie mit 90 Tagen vorbelegt und zählt ab der Eintragung des Generierers.

Ein Administrator, der selbst Abschlüsse macht, bekommt seine Closer-Provision wie jede andere Person. Sie hängt an seiner Beteiligung, nicht an seinen Rechten.

Wie richte ich Provisionssätze ein?

Ebenen, Sätze, Sperrfrist und der Modus der Abrechnung liegen im Bereich Provisionen, im Reiter „Sätze & Einstellungen“, nicht im Admin-Center. Der Bereich hat vier Reiter. „Sätze & Einstellungen“ sehen nur Inhaber und Administratoren. Die übrigen drei stehen jeder Rolle offen: „Eingehend“ zeigt die Zahlungen, „Übersicht“ die eigene Provision, „Gutschriften“ die eigenen Belege.

Für jede Ebene gilt ein Satz, der für den ganzen Mandanten gesetzt ist. Weicht eine einzelne Person davon ab, etwa ein erfahrener Closer mit höherem Anteil, bekommt sie einen eigenen Satz. Der individuelle Wert gewinnt gegen den mandantenweiten.

Zwei Abrechnungsarten stehen zur Wahl, je Ebene und je Person frei kombinierbar:

• Prozentual: ein Anteil am Abschlusswert.
• Pauschal: ein fester Betrag je Abschluss.

Was passiert, wenn jemand auf mehreren Ebenen beteiligt ist?

Jede Ebene wird einzeln berechnet und ergibt einen eigenen Eintrag. Die Beträge addieren sich, bleiben aber getrennt ausgewiesen.

Ein Beispiel mit angenommenen Sätzen von 5 % für den Opener, 5 % für den Setter und 10 % für den Closer: Übernimmt eine Person alle drei Rollen an einem Abschluss über 10.000 €, entstehen drei Einträge über 500 €, 500 € und 1.000 €, zusammen also 2.000 €. Die Sätze in diesem Beispiel sind frei gewählt; jeder Mandant legt seine eigenen fest.

Wann steht eine Provision fest?

An zwei Punkten, die bewusst getrennt sind.

Wer begünstigt ist, wird beim Anlegen des Abschlusses eingefroren. Auch wenn am Lead später jemand anderes eingetragen wird, ändert sich der Abschluss dadurch nicht. Korrekturen laufen über einen geführten Ersatz-Abschluss, nicht durch Überschreiben. Das ist eine bewusste Grenze: Eine fremde Provision lässt sich nicht stillschweigend auf sich selbst umschreiben, jede Änderung ist mit Grund und Vorschau nachvollziehbar.

Wie hoch sie ist, entscheidet sich bei der Verifizierung der Zahlung. Dann wird der zu diesem Zeitpunkt gültige Satz in die Abrechnungszeile geschrieben und bleibt dort stehen. Spätere Änderungen am Satz wirken nur nach vorn.

Wer eine Zuordnung korrigieren muss, löst als Administrator den Ersatz-Abschluss aus. Bei einem stornierten Abschluss lässt sich zudem der Einbehalt ändern; die Provisionen werden danach neu gerechnet.

Wie entstehen Provisionen bei Ratenzahlung?

Sie entstehen mit dem Geldeingang, nicht auf einen Schlag:

• Prozentual: jede verifizierte Rate erzeugt den auf sie entfallenden Anteil.
• Pauschal: entsteht genau einmal, bei der ersten verifizierten Rate.

Damit läuft die Provision der tatsächlichen Zahlung hinterher. Wer in Raten verkauft, zahlt keine Provision auf Geld, das noch nicht da ist.

Wie funktionieren Ebenen für Partner außerhalb des Teams?

Setter und Closer werden am Lead zugewiesen, aus der Mitgliederliste heraus. Bei einer selbst angelegten Ebene läuft die Zuordnung anders: Am Lead steht ein Kenncode, und den löst Kore gegen die Mitglieder des Mandanten auf. Der Code kann also auch aus einem Import oder einem Formularfeld kommen, ohne dass jemand die Person in einer Auswahlliste sucht.

Wer so an einem Lead steht, darf ihn lesen. Die Ebene öffnet dabei genau diese Leads und keine weiteren: Ein Partner mit dreißig eingebrachten Leads sieht seine dreißig, nicht den Bestand des Teams. Das entscheidet die Datenbank, nicht die Oberfläche.

Wann wird eine Provision ausgezahlt?

Jede Provision durchläuft vier Stufen:

Welche Stufe gilt, zeigt die Übersicht. Standard ist die Sperrfrist: Eine Provision wird auszahlbar, weil Zeit vergeht. Wer es lieber selbst steuert, stellt auf händische Freigabe um; dann gibt ein Inhaber oder Administrator je Rate frei, einzeln oder gesammelt für die angezeigten Raten. Den Modus wählt nur der Inhaber.

Die Sperrfrist legt jeder Mandant selbst in Tagen fest. Sie schützt vor dem teuersten Fall der Provisionsabrechnung: Geld auszuzahlen für einen Abschluss, der kurz darauf storniert wird.

Wie läuft die Auszahlung per Gutschrift?

Ausgezahlt wird über den Gutschrift-Beleg, nicht über eine Markierung an der einzelnen Provision. Im Reiter „Gutschriften“ bereitet ein Administrator einen Abrechnungslauf zu einem Stichtag vor. Kore legt je Partner einen Entwurf an, getrennt nach Gutschrift und fälliger Korrektur, mit Saldo.

Die Prüfliste zeigt je Partner Netto, Umsatzsteuer, Brutto, den Stand der Abrechnungsdaten und die einzelnen Positionen, warnt bei kürzlich geänderter Bankverbindung und bietet ein Vorschau-PDF. Je Partner lässt sich freigeben, zurückstellen, neu rechnen oder wieder aufnehmen. Erst die Freigabe stellt den Beleg mit Nummer aus und versendet ihn. Die Gutschrift ist eine E-Rechnung nach EN 16931 (ZUGFeRD) und geht dem Partner per Mail zu. Der Steuerfall ergibt sich aus Unternehmensland, Partnerland und Kleinunternehmer-Angabe.

Niemand rechnet mit sich selbst ab: Eigene Provisionen und Gutschriften eines Administrators gibt nur der Inhaber frei.

Belege sind unveränderlich. Ändert sich eine abgerechnete Provision, etwa durch einen Storno, wird die Korrektur fällig und über einen Lauf als Korrekturbeleg ausgestellt. Fehlerhafte Gutschriften lassen sich stornieren oder ersetzen.

Passiert ein Storno nach der Auszahlung, steht der Fall als offene Rückforderung in der Übersicht, mit Betrag und Person. Festgehalten wird, ob der Betrag zurückgefordert oder erlassen wurde. Mehrere Raten desselben Abschlusses stehen dabei als eine Zeile. Ist nichts offen, erscheint der Kasten gar nicht.

Was sieht das Team, was sieht die Leitung?

Jede Person mit Zugang sieht ihre eigenen Abrechnungszeilen mit deren Stand. Fremde Provisionen bleiben verborgen, abgesichert in der Datenbank und nicht nur durch eine ausgeblendete Schaltfläche.

Die Leitung sieht zusätzlich die Gesamtübersicht, bereitet Abrechnungsläufe vor, gibt Gutschriften frei und korrigiert Zuordnungen über den Ersatz-Abschluss.