Pipeline und automatische Lead-Verteilung im Team
Kore hält Outbound-Kontakte in einem gemeinsamen Bestand und verteilt sie automatisch an die Vertriebsmitarbeiter, die gerade Kapazität haben. Das System teilt keine Listen fest zu, sondern füllt nach, sobald die Arbeitsliste einer Person unter eine eingestellte Mindestmenge fällt. Bestand und Zuweisung liegen getrennt, sodass die Gesprächshistorie am Kontakt bleibt, auch wenn er später an jemand anderen geht.
Was unterscheidet Kontakte von Leads?
Kore trennt Outbound und Inbound sauber, auch in der Sprache:
| Kontakt (Outbound) | Lead (Inbound) | |
|---|---|---|
| Was es ist | Bestand ohne Termin | hat mindestens einen Termin |
| Woher | Import, eigene Erfassung | Buchung, Erstgespräch |
| Wo | Pipeline | Leads |
Ein Kontakt wird zum Lead, sobald ein Termin gesetzt ist. Das ist die einzige Brücke zwischen beiden Bereichen und der Grund, warum in Kore jeder Lead ein echtes Gespräch hinter sich oder vor sich hat.
02Wie funktioniert die Verteilung?
Nicht durch Zuteilen, sondern durch Nachfüllen. Jeder Mitarbeiter hat eine Arbeitsliste. Fällt sie unter eine eingestellte Mindestmenge, zieht das System automatisch neue Kontakte aus dem Bestand nach.
Der Unterschied zum klassischen Verteilen ist im Alltag spürbar:
- Wer schneller arbeitet, bekommt mehr, ohne dass jemand nachsteuern muss.
- Wer im Urlaub ist, bekommt nichts, weil seine Liste nicht leerläuft.
- Es entstehen keine toten Zuteilungen an Personen, die gerade nicht arbeiten.
Wer teilnimmt, entscheidet ein Administrator. Die Freigabe ist bewusst keine Selbstbedienung, sonst könnte sich jeder selbst Bestand zuschalten. Wer freigegeben ist, kann sich umgekehrt jederzeit selbst pausieren und bekommt dann nichts mehr zugeteilt. Beides ist unabhängig von den Zugriffsrechten einer Person.
03Was passiert bei einer Neuzuweisung?
Bestand und Zuweisung liegen getrennt. Der Kontakt selbst trägt die Stammdaten und die Historie; die Bearbeitung hängt an der Zuweisung: wer ihn hat, welcher Status, welche Anrufversuche.
Daraus folgt: Geht ein Kontakt an jemand anderen, bleiben Notizen und Gesprächsverlauf erhalten. Der nächste Bearbeiter startet nicht bei null und stellt nicht dieselben Fragen noch einmal.
04Wie kommen Kontakte ins System?
Über einen Datei-Import. Er erledigt drei Dinge gleichzeitig:
- Zuordnung der Spalten. Welche Spalte der Datei ist Name, welche Rufnummer.
- Quelle und Kampagne. Jeder Import trägt an, woher die Daten stammen. Damit bleibt später beantwortbar, welcher Bestand aus welcher Kampagne kam und wie er sich geschlagen hat.
- Dublettenprüfung. Rufnummern werden auf ein einheitliches internationales Format gebracht und gegen den Bestand geprüft.
Erkannte Dubletten werden übersprungen und nicht angelegt. Jeder Import-Lauf hinterlässt ein Protokoll mit der Zahl der angelegten, als Dublette übersprungenen und wegen fehlender Rufnummer verworfenen Zeilen, je verworfene Zeile mit Grund. So liegt derselbe Mensch nicht zweimal im Bestand, und ein Fehlimport bleibt als Ganzes auffindbar.
05Warum ist die Rufnummern-Normalisierung wichtig?
Weil dieselbe Nummer in Rohdaten in einem halben Dutzend Schreibweisen vorkommt: mit und ohne Ländervorwahl, mit Leerzeichen, mit führender Null. Ohne Vereinheitlichung erkennt keine Dublettenprüfung, dass es sich um denselben Anschluss handelt.
Kore bringt jede Nummer beim Import auf das internationale Format. Für Nummern ohne Vorwahl greift die Standard-Landeskennung des Mandanten.
Häufige Fragen
Zu diesem Bereich. Alle Fragen über alle Bereiche stehen in den häufigen Fragen.
Wie entscheidet Kore, wer welchen Kontakt bekommt?
Kore teilt nicht im Voraus zu, sondern füllt nach. Fällt die Arbeitsliste einer Person unter die eingestellte Mindestmenge, zieht sie automatisch neue Kontakte aus dem Bestand nach. Wer schneller arbeitet, bekommt mehr.
Was passiert mit den Notizen, wenn ein Kontakt neu zugewiesen wird?
Sie bleiben erhalten. Notizen und Historie hängen am Kontakt, nicht an der Zuweisung. Der nächste Bearbeiter sieht, was bereits besprochen wurde.
Verhindert Kore, dass zwei Leute denselben Menschen anrufen?
Ja, über zwei Wege. Ein Kontakt ist immer nur einer Person zugewiesen, und beim Import werden Dubletten anhand der Rufnummer erkannt und übersprungen statt doppelt angelegt. Das Import-Protokoll führt jede übersprungene Zeile mit Grund auf.
Nimmt jeder automatisch an der Verteilung teil?
Nein, die Teilnahme gibt ein Administrator frei. Wer freigegeben ist, kann sich zusätzlich selbst pausieren, etwa im Urlaub, und bekommt dann nichts mehr zugeteilt. Die Zugriffsrechte bleiben davon unberührt.
Was unterscheidet einen Kontakt von einem Lead?
Ein Kontakt ist reiner Bestand ohne Termin. Er wird erst dann zum Lead, wenn ein Termin gesetzt ist. Damit hat jeder Lead in Kore per Definition ein Gespräch, auf das er sich bezieht.